Die E-Rechnung wird im B2B-Geschäft zur Pflicht – und die nächste Stufe steht unmittelbar bevor. Empfangen müssen inländische Unternehmen strukturierte Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle, deren Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sie auch ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen.
Für dich heißt das: Bleiben dir nur noch wenige Wochen, wenn dein Umsatz 2026 die Grenze überschreitet. In diesem Leitfaden erfährst du, was rechtlich gilt, welche Formate zulässig sind, welche Ausnahmen es gibt und wie du die Umstellung in acht Schritten schaffst. Rechtsstand ist Oktober 2026, inklusive des neuen BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein per E-Mail verschicktes PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern gilt als „sonstige Rechnung“.
So steht es in § 14 Umsatzsteuergesetz, den das Wachstumschancengesetz 2024 neu gefasst hat. Der entscheidende Unterschied: Ein Mensch kann ein PDF lesen, eine Software kann eine E-Rechnung verarbeiten. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung liegen als maschinenlesbare Datenfelder vor – meist im XML-Format.
Abgrenzung zur „sonstigen Rechnung“
- E-Rechnung: strukturierte Daten nach EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
- Sonstige Rechnung: Papierrechnung, PDF, Word-Datei, eingescannte Rechnung oder Foto.
- EDI-Rechnung: Rechnungen im elektronischen Datenaustausch, die nicht der Norm entsprechen, sind nur übergangsweise mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Zeitplan der E-Rechnungspflicht: 2025, 2027, 2028
Der Gesetzgeber führt die Pflicht stufenweise ein. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfang und Versand: Beim Empfang gab es keine Schonfrist, beim Versand schon.
| Stichtag | Was gilt |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. |
| bis 31. Dezember 2026 | Versand von Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, anderen elektronischen Formaten wie PDF weiter erlaubt. |
| ab 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr; EDI-Verfahren mit Zustimmung noch bis Ende 2027 zulässig. |
| ab 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich. |
Maßgeblich für 2027 ist dein Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026. Liegst du knapp an der Grenze, solltest du dich nicht darauf verlassen, darunter zu bleiben – plane die Umstellung trotzdem.
Wer muss E-Rechnungen ausstellen – und welche Ausnahmen gibt es?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Es spielt keine Rolle, ob du Waren lieferst oder Dienstleistungen erbringst, ob du eine GmbH führst oder als Einzelunternehmer arbeitest. Auch Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Gutschriften fallen grundsätzlich darunter.
Diese Fälle sind ausgenommen
- B2C-Geschäft: Rechnungen an Privatkunden bleiben frei wählbar.
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV.
- Fahrausweise: Tickets für die Personenbeförderung nach § 34 UStDV.
- Steuerfreie Umsätze: Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Finanz-, Versicherungs- oder Vermietungsleistungen.
- Kleinunternehmer: Sie müssen keine E-Rechnung ausstellen, sie aber empfangen können.
- Grenzüberschreitende Umsätze: Ist der Kunde im Ausland ansässig, greift die deutsche Pflicht nicht.
Sonderfälle: Gutschriften, Dauerleistungen, Vermietung
Rechnest du per Gutschrift ab, also stellt dein Kunde die Abrechnung für dich aus, gelten dieselben Formvorgaben: Auch die Gutschrift muss nach Ablauf der Übergangsfristen strukturiert erstellt werden. Kläre deshalb frühzeitig, ob dein Abrechnungspartner technisch dazu in der Lage ist.
Bei Dauerleistungen wie Miete, Wartung oder Leasing dient häufig der Vertrag als Rechnung. Hier lohnt der Blick in die BMF-Schreiben, die für solche Konstellationen eigene Erleichterungen vorsehen. Vermietest du gewerbliche Flächen steuerfrei, fällt die Leistung unter die Ausnahme für steuerfreie Umsätze. Hast du dagegen zur Umsatzsteuer optiert, brauchst du künftig eine elektronische Rechnung.
Was das neue BMF-Schreiben vom Oktober 2026 regelt
Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium ergänzende Regelungen zur E-Rechnung veröffentlicht. Laut einer Analyse von PwC bringt es mehrere praxisrelevante Erleichterungen:
- Anzahlungen: Vor Beginn der Pflicht erteilte Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen müssen nicht nachträglich als E-Rechnung ausgestellt werden. In der Endrechnung dürfen vereinnahmte Teilbeträge bis 30. Juni 2030 in einem unstrukturierten Anhang abgezogen werden.
- Bauleistungen: Vorerst genügt es, im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit Summen anzugeben.
- Massengeschäft: Bei Dauerschuldverhältnissen, etwa bei Energieversorgern, muss die Unternehmereigenschaft des Kunden nur bei Vertragsbeginn oder -änderung abgefragt werden.
- Bestandsschutz: E-Rechnungen, die bis Ende 2026 nach den Vorgaben der BMF-Schreiben von 2024 und 2025 ausgestellt werden, beanstandet die Finanzverwaltung nicht.
Formate: XRechnung, ZUGFeRD und Co.
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor, wohl aber die Konformität mit EN 16931. In der Praxis haben sich zwei Standards durchgesetzt, die das BMF ausdrücklich als zulässig nennt. Daneben können Rechnungssteller und Empfänger andere Formate vereinbaren, solange sich die Pflichtangaben korrekt auslesen lassen.
XRechnung
Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtansicht. Sie ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und wird dort meist mit einer Leitweg-ID adressiert. Menschen lesen sie nur mithilfe eines Viewers. Für Unternehmen, die viel mit Behörden arbeiten oder vollautomatisch buchen, ist sie die erste Wahl.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten. Zulässig sind Versionen ab 2.0.1 – die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen allerdings nicht, weil ihnen Pflichtangaben fehlen. Weichen Bild und Datensatz voneinander ab, zählt der XML-Teil.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.0.1) |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, als PDF |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber, automatisierte Prozesse | Mittelstand, gemischte Kundenstruktur |
| Maßgeblicher Teil | XML | XML |
Folgen für Vorsteuerabzug, Archivierung und Buchhaltung
Die Umstellung ist kein reines IT-Projekt, sondern berührt Steuern und Buchhaltung direkt. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist eine Papier- oder PDF-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Für deinen Kunden kann das bedeuten, dass er die Vorsteuer daraus grundsätzlich nicht ziehen kann – ein starkes Argument, warum Geschäftspartner künftig auf die richtige Form pochen werden.
Wer gar keine oder keine ordnungsgemäße Rechnung ausstellt, verstößt zudem gegen die Rechnungsausstellungspflicht. Das kann nach § 26a UStG als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
Archivierung im Originalformat
Eine E-Rechnung musst du in ihrer ursprünglichen, strukturierten Form aufbewahren – also den XML-Datensatz, nicht nur einen Ausdruck. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV acht Jahre. Das Archiv muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar sein, wie es die GoBD verlangen.
Validierung und Fehler in der Rechnung
Eine strukturierte Rechnung kann formal fehlerhaft sein, etwa wenn Pflichtfelder fehlen oder Werte nicht zur Norm passen. Solche technischen Prüfregeln heißen Geschäftsregeln. Viele Programme und kostenlose Validierungsdienste prüfen Dateien vor dem Versand automatisch – nutze diese Möglichkeit konsequent.
Was ein solcher Fehler umsatzsteuerlich bedeutet, behandelt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ausdrücklich. Kläre mit deinem Steuerberater, wie du mit Fehlermeldungen umgehst und wann eine Rechnungsberichtigung nötig ist. Lege intern fest, wer eingehende Rechnungen mit Fehlern zurückweist und in welcher Frist.
Auch für deinen Abschluss ändert sich damit einiges: Belege liegen digital vor, die Zuordnung läuft automatisiert. Welche Unterlagen du für den Abschluss sonst noch brauchst, zeigt unsere Checkliste zum Jahresabschluss.
E-Rechnung einführen: In 8 Schritten zur Umsetzung
Je früher du startest, desto entspannter verläuft die Umstellung. Ein strukturiertes Vorgehen hilft, auch wenn dein Unternehmen klein ist. Diese Schritte haben sich bewährt:
- Betroffenheit klären: Prüfe deinen Umsatz 2026 und den Anteil inländischer B2B-Kunden. Daraus ergibt sich, ob deine Frist 2027 oder 2028 endet.
- Empfang sicherstellen: Richte eine zentrale E-Mail-Adresse oder ein Portal für eingehende Rechnungen ein und kommuniziere sie an deine Lieferanten.
- Bestandsaufnahme machen: Wie viele Rechnungen schreibst und empfängst du pro Monat? Welche Systeme sind beteiligt – Warenwirtschaft, Buchhaltung, Banking?
- Software auswählen: Kläre, ob deine bestehende Lösung XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und einlesen kann, oder ob ein Update oder Wechsel nötig ist.
- Stammdaten pflegen: Hinterlege vollständige Kundendaten, Steuernummern, Bestellnummern und gegebenenfalls Leitweg-IDs.
- Testläufe durchführen: Sende Probe-Rechnungen an ausgewählte Kunden und validiere die Dateien vor dem Echtbetrieb.
- Archiv und Prozesse anpassen: Lege fest, wer Rechnungen prüft und freigibt, und sorge für eine GoBD-konforme Ablage.
- Team schulen und Kunden informieren: Erkläre den Mitarbeitenden die neuen Abläufe und kündige den Formatwechsel deinen Kunden rechtzeitig an.
Kunden und Lieferanten einbinden
Die Umstellung gelingt nur gemeinsam mit deinen Geschäftspartnern. Frage deine wichtigsten Kunden aktiv, welches Format und welchen Empfangskanal sie bevorzugen. Große Abnehmer haben oft eigene Lieferantenportale oder schreiben bestimmte Bestellnummern in der Rechnung vor – fehlen sie, bleibt deine Rechnung im Prüfprozess hängen.
Umgekehrt solltest du deinen Lieferanten mitteilen, an welche Adresse sie elektronische Rechnungen schicken sollen. Eine zentrale Eingangsadresse verhindert, dass Belege in persönlichen Postfächern verschwinden und Skontofristen verstreichen.
Aufwand realistisch einschätzen
Wie aufwändig die Umstellung wird, hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als von deiner Systemlandschaft. Arbeitest du bereits mit einer aktuellen Buchhaltungssoftware, ist es oft nur eine Frage der Einstellungen. Hast du dagegen eigene Rechnungsvorlagen in Word oder Excel, steht ein echter Systemwechsel an. Plane in diesem Fall mehrere Wochen für Auswahl, Einrichtung und Tests ein.
Die richtige Software finden
Für kleine Unternehmen reichen oft gängige Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramme, die beide Formate beherrschen. Mittelständler mit vielen Belegen profitieren von einer Integration in ihr ERP-System. Worauf du bei der Auswahl achten solltest, liest du in unserem Ratgeber zur ERP-Software.
Chance statt Pflicht: Prozesse digitalisieren
Die E-Rechnung bietet mehr als Compliance. Weil die Daten strukturiert vorliegen, kann deine Software eingehende Rechnungen automatisch mit Bestellungen abgleichen, kontieren und zur Freigabe weiterleiten. Das spart Abtippen, reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungslauf.
Auf der Ausgangsseite erreichen Rechnungen den Kunden schneller und lassen sich bei ihm ohne Medienbruch verarbeiten. Kürzere Durchlaufzeiten können helfen, offene Forderungen früher einzuziehen – ein Plus für deine Liquiditätsplanung. Wie du weitere Abläufe automatisierst, zeigt unser Beitrag zur Prozessautomatisierung.
Sonderfall öffentliche Auftraggeber
Arbeitest du für Bund, Länder oder Kommunen, kennst du strukturierte Rechnungen vielleicht schon: Für Aufträge der Bundesverwaltung gelten seit Jahren eigene Vorgaben, meist im Format XRechnung und adressiert über eine Leitweg-ID. Diese Regeln stammen aus dem Vergaberecht und laufen neben den umsatzsteuerlichen Pflichten her. Das BMF-Schreiben vom Oktober 2026 stellt klar, dass die umsatzsteuerliche Pflicht nur Leistungen an den unternehmerischen Bereich der öffentlichen Hand betrifft. Prüfe deshalb bei jedem öffentlichen Auftrag, welche Vorgaben im Vertrag stehen.
Blick nach Europa
Deutschland ist mit der Pflicht nicht allein. Die EU plant mit dem Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) für grenzüberschreitende Umsätze ein transaktionsbezogenes Meldesystem, Zieldatum ist laut IHK Region Stuttgart der 1. Juli 2030. Wer heute auf strukturierte Rechnungen umstellt, ist auch dafür gut aufgestellt.
Fazit: Jetzt die E-Rechnung umsetzen
Die Schonzeit läuft ab: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im Inland strukturierte Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Empfangen musst du sie schon heute. Wenn du jetzt Software, Stammdaten und Prozesse vorbereitest, verläuft der Wechsel ohne Zahlungsverzögerungen und Ärger mit Kunden.
Nutze die Umstellung, um deine Rechnungsprozesse grundlegend zu digitalisieren – das spart dauerhaft Zeit und Geld.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Rechtsstand Oktober 2026) und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Liegst du darunter, darfst du 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Kunden verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.
Ist ein PDF per E-Mail noch eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF enthält keine strukturierten Daten und gilt seit 2025 als sonstige Rechnung. Während der Übergangsfrist darfst du PDFs mit Zustimmung des Empfängers weiter verwenden. Danach brauchst du ein Format nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei erfüllt die Anforderungen.
Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?
Für den Empfang einer E-Rechnung genügt in der Regel ein E-Mail-Postfach, das XML-Dateien entgegennimmt. Damit du die Rechnungen lesen und weiterverarbeiten kannst, brauchst du eine Software oder einen Viewer, der XRechnung und ZUGFeRD darstellt. Viele Buchhaltungsprogramme beherrschen das bereits. Wichtig ist, die Originaldatei revisionssicher zu archivieren.
Welche Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber empfangen können. Auch Rechnungen an Kunden im Ausland fallen nicht unter die deutsche Pflicht.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?
Nach Ablauf der Übergangsfristen gilt eine Papier- oder PDF-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung. Dein Kunde riskiert dann grundsätzlich seinen Vorsteuerabzug und wird eine korrekte Rechnung verlangen. Außerdem kann ein Verstoß gegen die Rechnungsausstellungspflicht als Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG geahndet werden.
